Главная \ Научная деятельность руководителя \ Совершенствование процессов информационного обеспечения и автоматизации управленческого учета (Совместно с Лукиной П.И.)

Совершенствование процессов информационного обеспечения и автоматизации управленческого учета (Совместно с Лукиной П.И.)

Котова Ксения Юрьевна

кандидат экономических наук,

доцент кафедры учета, аудита и экономического анализа ПГНИУ

Совместно с Лукиной П.И.

 

В статье раскрываются понятия «информационное обеспечение» и «автоматизация» процессов управления. Представлена методика, которая позволяет сделать взвешенный и обоснованный выбор программного продукта для автоматизации учета, учитывающая цели, задачи управления на конкретном предприятии, а также его организационную форму, размеры, характер деятельности и другие особенности. Применение методики позволит повысить эффективность управления предприятием.

В условиях рыночной экономики информационные технологии определяют способность предприятия гибко реагировать на изменения внешней среды, повышать управляемость бизнес – процессами. Поэтому, актуальной задачей для любого предприятия становится формирование информационного обеспечения и автоматизации управления документами и деловыми процессами.

Информационное обеспечение – это сбор, обработка и передача финансовой и нефинансовой информации, используемой менеджерами для планирования и контроля за ходом деятельности вверенных им подразделений, измерения и оценки полученных результатов.

Под автоматизацией управления предприятием понимается способ технической систематизации информации в единую базу первичных данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Он подразумевает:

1) создание общей информационной среды и пространства для накопления и обмена знаниями;

2) управление бизнес-процессами с помощью специализированных приложений. Бизнес-процесс – это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей.

 

 

Спектр предприятий широк, но всем им требуется программная поддержка для автоматизации управленческого учета. Классификация предприятий представлена в таблице 1:

Таблица 1 [Гражданский кодекс Российской Федерации]

Классификация предприятий

Признак классификации

Примеры

1

По формам собственности

  • Частные;

  • Государственные;

  • Смешанные.

2

По размерам исходя из численности занятых и объема производства (продаж)

  • Малые;

  • Средние;

  • Крупные.

3

По характеру деятельности

  • Производящие материальные блага (потребительские или инвестиционные товары);

  • Производящие услуги.

4

По отраслевой принадлежности

  • Производственной сферы;

  • Непроизводственной сферы;

5

По признаку доминирующего фактора производства 

 

  • Трудоемкие;

  • Капиталоемкие;

  • Материалоемкие;

  • Наукоемкие.

 

6

По правовому статусу 

 

  • Индивидуальные предприниматели

  • Хозяйственные товарищества и общества;

  • Производственные кооперативы;

  • Государственные и муниципальные унитарные предприятия;

  • Некоммерческие организации.

 

В зависимости от типа предприятия необходимо разработать методику выбора программного продукта для целей управленческого учета. Правильный выбор программной базы позволит:

1) эффективно управлять бизнес-процессами с помощью специализированных приложений;

2) создать общую информационную среду и пространство для накопления и обмена знаниями для каждого предприятия индивидуально.

Анализ исследований

Проанализируем научные исследования управленческого учета, направленные на решение проблем автоматизации учетных процессов и выбора программного продукта на предприятии.

В. М. Трегубова, А. Ф. Мялкина, Т. А. Оводкова[13] считают, что перед началом проекта по автоматизации управленческого учета рекомендуется провести аудит управленческого учета на предприятии. Анализируется существующий на предприятии финансовый и управленческий учет в части методологии, в том числе на предмет корректного отражения финансово-хозяйственных операций и формирования финансовой отчетности.

Васильев А.А. [14] выявляет базовые программные средства при создании программного обеспечения автоматизированного рабочего места аналитика - программные средства для подготовки текстов, табличных документов, по созданию и ведению баз данных, поиску требуемых сведений для подготовки различных документов.

По мнению Н.Н. Илышевой и Л.В. Юрьевой[15], внедрение методологии управленческого учета на предприятии должно носить характер документально оформленной технологии управления и предполагать наличие работоспособных процедур анализа для своевременного принятия решений. Такая технология должна охватывать все подразделения предприятия и детализироваться по актуальным ракурсам, предметным областям и уровням управления.

С.А. Козырев и М.А. Попович [16] считают: «Для того чтобы проект автоматизации стал успешным, необходимы два условия: поддержка новации со стороны топ-менеджмента компании и привлечение сотрудников отдела информационных технологий компании к его реализации уже на ранних стадиях.»

Н.А. Никифорова и Е.Б. Самарская [17] пришли к выводу, что все бизнес-процессы предприятия можно представить с помощью CASE-технологий, с помощью программного обеспечения BPwin, которое наглядно изображает процессы деятельности в их взаимосвязи. Это позволит правильно организовать и скоординировать работу всех подразделений, посмотреть на деятельность предприятия комплексно, «сверху», при этом разбивая на этапы операции и действия каждого сегмента и участка организации, расположить необходимые ресурсы, исполнителей, нормативы, ограничения и соответствующие результаты деятельности.

По мнению Е.Б. Вокиной [17], четкое определение состава центров ответственности позволяет более результативно внедрить сквозную систему управленческого учета на предприятии.

Д.А. Вольф [19] изучает организацию системы управленческого учета с ориентацией на психологические аспекты в принятии решений. Это имеет актуальность и важность для дальнейшего развития бухгалтерской науки.

Таким образом, по мнению ученых - экономистов, за процессом подготовки учета к автоматизации (проведение аудита) следует выбор базовых программных средств, внедрение документально оформленной методики технологии управления, представление бизнес-процессов посредством CASE - технологий, определение состава центров ответственности, принятие решений на основе психологических аспектов. Эффективность работы предприятия зависит не только от функционирования отдельных сегментов ее бизнеса, но и от единства всех происходящих бизнес-процессов на предприятии, которое можно обеспечить путем автоматизации управленческого учета. В современной экономике невозможно эффективно вести учет, не используя автоматизацию. Возможности автоматизированных систем в настоящее время разнообразны, а их выбор зависит от множества факторов, например:

- размера предприятия и сложности его структуры;

- отраслевой принадлежности;

- уже имеющихся на предприятии программных продуктов.

Анализ проблемы поиска информационного обеспечения и выбора автоматизированного программного продукта, позволяющего вести все виды учета на предприятии, обеспечивать решение поставленных задач и отвечать заданным целям управления, ставит задачу поиска алгоритма выбора программного продукта.

Изложение основного материала

Проведенный анализ исследований показал, что процесс автоматизации управленческого учета можно реализовать в 3 этапа: постановка целей и управленческого учета, внедрение управленческого учета, автоматизация управленческого учета.

1этап. Постановка управленческого учета. Постановка управленческого учета на предприятии – это комплекс работ по определению целей, задач, формированию информационных потребностей управления, разработке и внедрению в использование набора процедур и правил ведения управленческого учета. Данный процесс можно представить в виде последовательных шагов, состоящих из трех крупных блоков (таблица 2):


Таблица 2[21]

Последовательность процедуры постановки управленческого учета

Этапы

Подэтапы

Характеристика

1

Анализ существующей системы

Построение бизнес-процесса

Основой постановки системы управленческого учета является производственный бизнес-процесс предприятия. Управленческий учет, не базирующийся на физическом бизнес-процессе деятельности предприятия, функционирует некорректно и не может служить базой для принятия управленческих решений.

Прорисовка документооборота

Анализируется только документооборот, относящийся к учету затрат и доходов. Такими являются все документы первичного учета на производстве, все сводные документы и отчеты, созданные на основании первичных данных. Документами наиболее высокого уровня являются формы финансовой отчетности: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств.

Изучение методики учета затрат и внутренней отчетности

Изучение методики расчета затрат базируется на анализе бухгалтерских (или управленческих) проводок, отвечающих за распределение затрат между местами возникновения затрат и расчет себестоимости отдельных видов продукции.

Основными необходимыми сведениями являются данные о структуре мест возникновения затрат, а также полный перечень объектов калькулирования. В конечном счете, определяется порядок формирования фактической себестоимости единицы продукции.

2

Постановка требований к системе управленческого учета

 

Список требований управленческого учета:

  • *степень детализации учета затрат по видам продукции;

  • *порядок перераспределения затрат вспомогательных подразделений;

  • *определение учетного периода;

  • *степень автоматизации учета и точки ввода информации;

  • *точное определение статей затрат, списываемых на счета 23, 91, 92, 93, 94;

  • *определение структуры трех основных финансовых документов (баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств);

  • *определение плана счетов;

  • *определение главных пользователей системы и их требований к предоставляемой информации;

  • *прочие.

3

Построение системы управленческого учета

Доработка первичных документов

Доработка первичных документов сводится к настройке документооборота таким образом, чтобы обеспечить автоматизированную систему управленческого учета всей необходимой первичной информацией для осуществления расчетов.
Документооборот анализируется с точки зрения следующих характеристик: достаточности вносимых данных, работников, вносящих информацию в документы, периодичности составления бланка документа.

Создание методики расчета затрат

Методика расчета затрат описывает действия, которые осуществляются с накопленными на затратных счетах данными. Описывается алгоритм распределения затрат вспомогательных подразделений на основные подразделения, методика распределения накладных затрат по видам продукции с использованием базовых показателей, а также методика формирования себестоимости единицы продукции.

Создание системы отчетности

После определения пользователейавтоматизированной системы управленческого учета, необходимо понять, какая требуется информация и определить периодичность ее предоставления.

 

Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.

2 этап. Внедрение управленческого учета. На этом этапе происходит разграничение ответственности за ввод учетной информации, как правило, между сотрудниками финансового отдела, бухгалтерии и склада, а также их инструктаж. Внедрение программного продукта – важный процесс в технологической цепочке автоматизации управленческого учета.

Отсутствие на предприятиях четкой организационной структуры затрудняет разработку системы управленческого учета. Правильное выделение внутри предприятия центров ответственности и центров затрат – основа создания системы управленческого учета. Поэтому необходимо предварительное рассмотрение и совершенствование организационной структуры предприятия. Следует обратить особое внимание на методы учета затрат и требования к управленческой отчетности. На выбор метода учета затрат влияют факторы: организационная структура предприятия, разнообразие и характер видов продукции, услуг, проектов, производственная структура, тип производства, и другие индивидуальные особенности предприятия. От этого зависит выбор базы распределения конкретных видов издержек. Определяем, какой метод учета больше всего соответствует специфике предприятия, проведя исследование величины влияния различных факторов на поведение затрат. С внедрением управленческого учета появляются новые требования к системе документооборота. Методы управления, базирующиеся на анализе бумажных отчетов, техника сбора и представления информации для менеджеров, сам процесс принятия решений, основанный на том, что все необходимые сведения получаются из нескольких десятков отчетных форм, вошли в противоречие с быстро меняющимся рынком, резко усилившейся конкуренцией и возросшей требовательностью клиентов. Использование управленческого учета позволяет анализировать данные наиболее подробно при условии, что они правильно организованы. Возможно, понадобится интеграция или дезинтеграция отдельных форм отчетности, введение дополнительных регистров учета, повышение степени систематизации и концентрации информации. То есть должна быть проведена работа по повышению информативности документов и регистров учета.

3 этап. Автоматизация управленческого учета. Этап заключается в создании системы управления базами данных, которая позволяет систематизировать введенную информацию и на основании ее создавать необходимые финансовые отчеты.

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений фиксируются на бумаге.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ).

Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
• новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных
 
рабочих мест (ПЭВМ и АРМ); 

безбумажная технология;

технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п. 

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ. 

Первые два этапа, как правило, не вызывают трудностей у управленцев. На третьем этапе – автоматизации управленческого учета – начинаются проблемы с выбором программного продукта, на основе которого будет строиться деятельность всего управленческого механизма предприятия. Программы, которая вела бы учет всех сфер деятельности, нет, поэтому необходимо учитывать исторические особенности предприятия: его организационно - правовую форму, размер, характер деятельности, форму собственности, отраслевую принадлежность, правовой статус (таблица 3).

Таблица 3 [Составлена автором]

Классификация программных продуктов по сферам применения

Сфера применения

Программы

Особенности

Бухгалтерские программы

Инфо-Предприятие: Бухгалтерия+Торговый Склад

Комплексная конфигурация. Главное преимущество - автоматизация всех видов учета на предприятии: складского, производственного налогового и бухгалтерского в рамках единой системы.

Турбо Бухгалтер. Автоматизация учета

Турбо Бухгалтер - программа комплексной автоматизации учета.

Конфигурация предназначена для ведения базы данных по компьютерам и оргтехнике на предприятии. Программа построена интуитивно понятно и начать вести учет в ней очень просто. Предназначена для использования в небольших и средних предприятиях.

Клиентские базы

Клиенты 3.0.3

 

Программа предназначена для ведения клиентской базы предприятия.

База Клиентов 2.0

Компания «СТК» выпустила бесплатную программу для учета клиентов организации. Программа «База Клиентов 2.0» позволяет организовать работу нескольких менеджеров с единой клиентской базой предприятия по локальной сети.

Логистика. Складской учет

"DOORS 2.18.2"

Бесплатная локальная торгово-складская программа с продвинутым блоком графического анализа продаж и расчета закупок. Генерирует все формы первичных документов.

Программы серии "Аналитик"

Программы серии "Аналитик" предназначены для анализа финансового состояния, финансово-экономической деятельности, мониторинга и сравнения, планирования и план - фактного контроля предприятий и организаций различных видов деятельности.

Управленческий учет

 

Система автоматизации управленческого учета "Капитал"

"Капитал" это целый комплекс программных и методических решений по быстрому внедрению управленческого учета на малых и средних предприятиях.

1C:Экономист

Программа для ведения управленческого учета и бюджетирования.

Управление финансами

 

АuditExpert - анализ финансового состояния

AuditExpert - система анализа финансового состояния, предназначенная для диагностики, оценки и мониторинга финансового состояния предприятия / группы предприятий на основе данных финансовой и управленческой отчетности.

FABO FREE & PRO - Финансовый анализ бухгалтерской отчетности

Программа позволяет определить финансовое состояние предприятие в динамике, провести анализ форм бухгалтерской отчетности: Баланса предприятия (форма № 1), Отчета о прибылях и убытках (Форма № 2), Отчета об изменениях капитал (Форма № 3), Отчета о движении денежных средств (Форма № 4), Приложения к бухгалтерскому балансу (Форма № 5).

Управление персоналом

 

Сотрудники предприятия 2.7.6

Программа для отделов кадров.

OutlookNewTaskAddin

Плагин для многофункционального органайзера MicrosoftOutlook, предназначен для обеспечения совместной работы пользователей над задачами без необходимости использования специализированных Groupware-серверов.

Учет в торговле


 

 

GESTORI

 

Программный комплекс управления товародвижением в магазинах, на складах и в ресторанах. GESTORI занимает одно из первых мест по соотношению функциональности, надежности и стоимости, и лидирует в рейтинге систем автоматизации для продовольственных сетей.

"Лайт-учет"

Мощная и простая программа складского учета "Лайт-учёт" - складской, финансовый, бухгалтерский учет товаров в оптовой и розничной торговле. Может быть использована на всех предприятиях торговли, от простого продуктового магазина до оптовой базы.

Налоговый и бухгалтерский учет

KeepCalc

Программа для подготовки, автоматической проверки по методике ИФНС и сдачи отчетности в налоговые органы на дискете.

Баланс-2W

Калькулятор для тех, кто много и часто вынужден считать - для бухгалтеров, кассиров и прочих граждан, сидящих за компьютером, но не отвыкших от настольного калькулятора. Запоминает абсолютно всё, что было введено.

Домашная бухгалтерия

 

«Матрица: Старт»

 

Простая и удобная программа для автоматизации складского и бухгалтерского учета. "Матрица: Старт" включает в себя модули автоматизации складского учета, закупок, продаж и бухгалтерского и налогового учета. С программой очень легко и приятно работать.

ФОЛИО-Купец - Автоматизация розничной и оптовой торговли.

Программный комплекс ФОЛИО-Купец. Полная автоматизация розничной и оптовой торговли. Описание функциональных возможностей.

 

Таблица 2 составлена автором по данным источникам [12, 15, 17].

Управленческий аппарат, учитывая особенности конкретного предприятия, может выбрать информационную базу для целей автоматизации управленческого учета по данной классификации. Необходимо объединить особенности предприятия и соответствующие программные продукты. Предложенная методика является универсальной при принятии управленческих решений по выбору программного продукта.

 

Выводы и предложения

Таким образом, вопрос автоматизации управленческого учета может быть решен комплексно на конкретном предприятии с учетом особенностей целей и задач управления, анализа широкого выбора имеющихся узкоспециализированных программных продуктов и решения вопросов их совместимости. Предложенная методика организации управленческого процесса и выбора автоматизированного программного продукта для управленческого учета основана на выявлении потребностей управления разных предприятий, учитывает классификацию программных продуктов по сферам применения. Универсальность данной методики заключается в возможности поэтапного решения задач организации управленческого учета на предприятии любой отрасли, характера и масштаба деятельности, правового статуса и организационной формы. Заинтересованное лицо, соотнеся сферу деятельности и особенности конкретного предприятия может выбрать из предложенного перечня программу для автоматизации управленческого учета без лишних материальных (консультация специалиста программиста) и временных затрат (самостоятельный поиск подходящей программной поддержки). Еще не разработано такое программное обеспечение, которое может быть адаптировано для ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета одновременно. Это вынуждает предприятия пользоваться целым набором программ, что не всегда удобно ввиду несовместимости баз данных, повышает затраты не ведение учета и снижает эффективность деятельности предприятия.

 

Библиографический список

1. Проблемы автоматизации управленческого учета в госсекторе. Левитанская И.Г.Ежегодник "Виттевские чтения". 2012. № 1. С. 358-360.

2. Автоматизация учета претензий в системе управленческого учета производственного предприятия. Мамутов А.Э., Савинская Д.Н.В сборнике: Информационное общество: современное состояние и перспективы развития. Сборник материалов VII международного форума. ФГБОУ ВО «Кубанский государственный аграрный университет имени И.Т.Трубилина». Краснодар, 2016. С. 24-25

3. Формирование системы автоматизации управленческого учета. Козырев С.А., Попович А.М.Вестник Омского университета. Серия: Экономика. 2012. № 4. С. 10-14

4. Методика разработки и внедрения унифицированного стандарта управленческого учета компании в условиях автоматизации учетного процесса. Зырянова Т.В., Тарновская Ю.С Международный бухгалтерский учет. 2012. № 34. С. 2-13

5. Автоматизация системы бюджетирования и управленческого учета. Шароватова Е.А.Н., Самарская А.В.Учет и статистика. 2013. № 9. С. 54-59

6.Автоматизация управленческого учета на предприятии: практические советы системного интегратора. Колесов А.Телекоммуникации и транспорт. 2012. Т. 1. № 7-8. С. 19-20

7. Автоматизация управленческого учета и бюджетирования. Драгунова А.С., Кацуба О.Б.Успехи современного естествознания. 2014. № 5. С. 51.

8. Разработка концепции и выбор программы по автоматизации управленческого учета. Гуленок Т.Б., Лебеденко Т.А., Ильина Т.А.Актуальные вопросы экономических наук. 2012. № 4-2. С. 116-119

9. Проблема постановки и автоматизации бухгалтерского управленческого учета. Роот Р.В., Вересова А.С. Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. 2014. № 10. С. 195-198

10. Автоматизация управленческого учета. Подсистема управления затратами и планирование. Козлов С.В.Электронные средства и системы управления. 2012. № 2. С. 235-237

11. Автоматизация управленческого учета. Бадайкин К.Н., Печникова А.Г., Грузинцева Н.А.В сборнике: Молодежь и XXI век - 2015 материалы V Международной молодежной научной конференции в 3-х томах. Ответственный редактор: Горохов А.А.. 2015. С. 38-41

12. Ключевые вопросы при выборе программы автоматизации управленческого учета. Зайцева Е.А.В сборнике: Наука и образование в жизни современного общества сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции 30 апреля 2015 г.: в 14 томах. 2015. С. 64-65.

13. Вопросы автоматизации управленческого учета. В. М. Трегубова, А. Ф. Мялкина, Т. А. Оводкова. Социально-экономические явления и процессы. 2014. Т. 9. № 10. С. 72-79

14. Совершенствование информационного обеспечения управленческого анализа. Васильев А.А. Поволжский государственный университет сервиса, г. Тольятти. Актуальные вопросы экономических наук. 2013. № 31. С. 208-212

15. Процессы информационного обеспечения системы управленческого учета предприятия Н.Н. Илышева, Л.В. Юрьева. Уральский государственный технический университет. Все для бухгалтера. 2012. № 11. С. 31-35.

16. Формирование системы автоматизации управленческого учета. С.А. Козырев ООО. «Алкогольная Сибирская группа», Омск. А.М. Попович. Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского. Вестник Омского университета. Серия: Экономика. 2012. № 4. С. 10-14.

17. Организация информационного обеспечения управленческого учёта и анализа. Н.А. Никифорова, Е.Б. Самарская. Инициативы XXI века. 2012. № 2. С. 76-79.

18. Основные составляющие информационно-аналитического обеспечения управления аудита. Е.Б. Вокина

19. Информационно-аналитическое обеспечение управленческого учета. Д.А. Вольф. Сибирский государственный аэрокосмический университет. Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. 2014. № 13. С. 37-40

20. Концептуальные подходы к автоматизации управленческого учета на предприятии. Рыжова Л.И. Экономические науки. 2015. № 130. С. 115-117

21. Постановка управленческого учета: шаг за шагом. Н. А. Самусева. Журнал «Планово-экономический отдел» № 2, 2013.

Комментарии

Комментариев пока нет

Пожалуйста, авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий.
Я согласен(на) на обработку моих персональных данных. Подробнее
Внимание! Для корректной работы у Вас в браузере должна быть включена поддержка cookie. В случае если по каким-либо техническим причинам передача и хранение cookie у Вас не поддерживается, вход в систему будет недоступен.